L'externalisation de la comptabilité
( la sous-traitance de la tenue comptable à un cabinet d'expertise comptable )

Pourquoi sous-traiter la tenue de sa comptabilité ?

Il est normal qu'un chef d'entreprise se pose des questions :

Ma comptabilité va me coûter plus cher !

En fait, il n'en est rien.
L'utilisation par les cabinets de matériels et de logiciels performants, parfaitement maitrisés, entrainent des gains de temps significatifs.
Le passage d'une comptabilité tenue en interne à une comptabilité sous-traitée est l'occasion de revoir les méthodes de travail, de les optimiser c'est à dire de supprimer tous les "petits carnets", les tableaux de tous ordres créés au fil des ans, les doublons qui prospèrent inexorablement.
Le retour à la rigueur et au strict nécessaire administratif feront à coup sur dégonfler les temps passés.

Dépossédé de ma comptabilité, je n'en tirerai plus aucun enseignement !

La comptabilité est un moyen d'information.
Lorsque celle ci est tenue au cabinet, il suffira à l'entreprise cliente d'avoir une connexion internet pour y accéder.
Cette consultation peut se faire en tout lieu et à toute heure.
Les logiciels utilisés par les cabinets permettent des accès sélectifs et de lier la pièce justificative à l'écriture, d'où des avancées appréciables :
    - Le commercial pourra consulter la comptabilité client, même en déplacement.
    - Le chef d'entreprise aura à sa disposition en permanence les éléments nécessaires ( comptabilité, documents de synthèse, dossier social ... ) à ses prises de décision.

Mon seul interlocuteur sera désormais une machine !

Ce type de collaboration entreprise-cabinet n'est pas du tout incompatible avec des contacts traditionnels.
Avec une comptabilité plus disponible, le chef d'entreprise en fera un usage plus fréquent et, nous en sommes persuadés, développera son besoin d'informations et de contacts directs avec un interlocuteur, son expert-comptable, professionnel toujours à la disposition de son client.
L'évolution des technologies met à disposition des outils très efficace pour conserver un contact direct.

L'utilisation très simple d'un logiciel tel NTR support permettra au cabinet :
   - d'effectuer des interventions à distance sur l'ordinateur du client afin de solutionner les difficultés rencontrées dans l'utilisation d'un logiciel comptable ou d'un outil excel mis à disposition.
   - de réaliser à distance des simulations ( salaires, emprunts … ) ou des commentaires ( situations comptables, prévisions … ) sur l'écran de l'ordinateur du client.
Simple spectateur, le client se laisse guider.
Aucun logiciel, aucune installation complexe n'est à effectuer sur l'ordinateur distant.
La procédure peut être gratuite pour le client.
   

L'organisation dans l'entreprise

La comptabilité enregistre :

      - des opérations de trésorerie.
      - des achats de fournitures et de frais généraux représentées par des factures reçues.
      - des opérations de ventes concrétisées par des factures émises.

A - Transfert des opérations de trésorerie.

La procédure ETEBAC ( voir détails ) est utilisée.
Cette procédure est gratuite pour l'entreprise; celle-ci donne son accord pour que ses opérations bancaires soient acheminées directement au cabinet sous forme de fichiers informatiques.

L'entreprise s'organisera pour ses remises de chèques, d'effets pour utiliser un fichier excel générant automatiquement des écritures comptables qui s'intégreront dans la comptabilité et compléteront la saisie ETEBAC

B - Transfert des factures d'achats et de ventes.

Les pièces sont scannées soit par l'entreprise et le fichier correspondant envoyé par internet, soit directement au cabinet.
L'entreprise ne se sépare donc pas de ses documents. ( schéma )

La consultation de la comptabilité

Les conditions d'utilisation sont idéales : aucune limite en ce qui concerne le lieu et l'heure de consultation.
Il suffit d'avoir une liaison internet et bien sur ... ses codes d'accès.

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Une documentation au format pdf est également disponible

Précision : Il est possible de lier toutes les factures d'achat et de frais généraux à l'écriture comptable. Le confort d'examen est alors très important; le chef d'entreprise pourra non seulement consulter un détail d'un compte, exemple entretien matériel, mais voir toutes les factures qu'il souhaiterait.